Semana de 4 días: „Hacer es como querer, sólo que más descarado“

El horario flexible es cosa del pasado. Desde hace poco, un nuevo modelo de horario laboral se está imponiendo: la semana de 4 días. Se basa en el principio de que se puede hacer el mismo trabajo en menos tiempo. En consecuencia, los empresarios reducen en varias horas la jornada semanal de sus empleados, con el mismo salario. Los objetivos: una mejor conciliación de la vida laboral y familiar, empleados más sanos y, no menos importante, una ventaja sobre los competidores. Varios estudios, por ejemplo en Islandia, sugieren que la semana de 4 días funciona. Y sin pérdida de productividad. Lo mismo ocurrió en la oficina de planificación capattistaubach urbane landschaften. Tancredi Capatti y Matthias Staubach introdujeron la semana de 4 días en su oficina hace más de un año. Hoy dicen: con total éxito. Hablamos con los dos fundadores del despacho y les preguntamos cómo reaccionan los clientes, cómo afrontan las propuestas de la competencia y qué consejos darían a otros despachos.

G+L: Señor Capatti, señor Staubach, ustedes introdujeron la semana de cuatro días en su oficina hace un año. ¿Qué les inspiró a hacerlo?

Tancredi Capatti: Hace tiempo que sentimos la necesidad colectiva de nuevas partituras que hagan justicia por igual al trabajo y al ocio. Las sinfonías de trabajo monótonas son cosa del pasado. En cambio, cada vez vemos más solicitudes y empleados individuales que prefieren intervalos más cortos e intensos. Como empleadores, queríamos estar más abiertos a este enfoque.

Matthias Staubach: También hemos estudiado en detalle los conceptos de „nuevo trabajo“. Por lo que sabemos, todavía no hay ningún estudio del sector de la arquitectura que se haya aventurado con la semana de 4 días. Esa fue la motivación que nos impulsó a abrir una puerta. Además, creemos que la semana de 40 horas desaparecerá tarde o temprano de todos modos. La idea de poder conseguir el mismo resultado en menos tiempo con mayor eficacia y generar así una situación beneficiosa para todos nos pareció interesante. Un experimento integrado en medidas de acompañamiento como el Viernes de la Innovación o las estrategias para el trabajo digital. Hacer es como querer, ¡pero más evidente!

G+L: ¿36 horas a la semana o incluso menos? ¿Cómo se aplica realmente la semana de 4 días?

Matthias Staubach: Va desde la „verdadera“ semana de 4 días, es decir, 32 horas, hasta 40 horas en 4 días, aunque este modelo sólo ha tenido una popularidad marginal. En concreto, sólo un empleado trabaja actualmente 40 horas en 4 días. Como empleador, somos partidarios del modelo de 36 horas en la fase inicial de los primeros años para poder equilibrar los cuellos de botella de capacidad provocados por el modelo. Con la introducción de la semana de 4 días, las horas de trabajo semanales disponibles en la oficina se redujeron en torno a un 7%. Esto tuvo que planificarse y sincronizarse cuidadosamente. La caída de la productividad causada por el coronavirus fue sin duda un acierto al principio. Sin embargo, hace tiempo que hemos vuelto al nivel anterior a la coronavirus y estamos bastante satisfechos hasta ahora.

Estamos intentando amortiguar el menor salario asociado a la reducción de la jornada laboral. Por ejemplo, hemos establecido una nueva estructura salarial como escala salarial interna, por así decirlo, que se basa en la escala salarial de los arquitectos de la VDA. Además, pagamos una prima de fidelidad por muchos años de servicio a la empresa y, por último, pero no menos importante, una participación en los ingresos si podemos considerar un buen año.

Cuatro días de trabajo, tres de descanso

Tancredi Capatti: Por supuesto, ahora tenemos menos tiempo disponible en general. Intentamos contrarrestarlo activamente con un alto grado de estructura y buena organización. Como medida complementaria a la semana de cuatro días, también hemos introducido dos instrumentos para salvaguardar la productividad: Por un lado, el viernes de la innovación, que reúne a todos nuestros empleados durante cuatro horas un viernes al mes para trabajar juntos sobre temas de futuro de la profesión en un ambiente de grupo de trabajo en el sentido de un think tank. Por otro lado, es igual de importante actualizar las normas y plantillas de la oficina. Afilar la sierra, se podría decir.

En segundo lugar, hemos llegado a un acuerdo sobre los días festivos para no reducir aún más las capacidades ya mermadas por la semana de 4 días. En concreto, esto significa que un día festivo que cae dentro de la semana de 4 días, como el lunes de Pascua, se compensa con un día adicional, de modo que en general siempre hay cuatro días laborables disponibles.

Y, por supuesto, el modelo también se nutre del entusiasmo de nuestro equipo. Cuatro días de trabajo, tres de descanso.

La semana de cuatro días no es adecuada para todos los empleados en general

G+L: ¿Tuvo que convencer primero a su equipo de la idea?

Matthias Staubach: Fue muy diferente para cada uno. Algunos compañeros estaban entusiasmados con el modelo, mientras que otros se mostraron más escépticos al principio. En cualquier caso, algunos compañeros siguen trabajando 5 días a la semana. La mayoría lo hacen por motivos familiares o personales, por ejemplo para hacer deporte u otras actividades de ocio por las tardes. Concentrarse en sólo cuatro días no es (todavía) adecuado para todas las situaciones de la vida.

Tancredi Capatti: Me costó mucho convencerme. Al principio había muchas preguntas. No cambiamos el modelo de un día para otro. Todo fue precedido de varias tardes de debate en el equipo durante un largo periodo de tiempo. Sopesamos los pros y los contras y también discutimos nuestras preocupaciones. Por encima de todo, era importante para nosotros apoyar juntos este cambio. Todos debemos sentirnos escuchados e implicados, sólo así conseguiremos que las cosas sean un éxito. A pesar de todas las consideraciones previas, nos lanzamos juntos al agua.

„A veces hay que dejarse llevar por las competiciones“.

G+L: ¿La semana de 4 días es especialmente adecuada para las oficinas de planificación?

Tancredi Capatti: La cuestión no es tanto si el sector es adecuado, sino cómo puede serlo. Desde nuestro punto de vista, aplicar la semana de cuatro días es sobre todo una cuestión de mentalidad, estructura y buena organización. Corona también ha jugado a nuestro favor en cierta medida. Con el aumento de las videoconferencias, a menudo no hay necesidad de largos desplazamientos. Es un regalo de tiempo que, por supuesto, puede aprovecharse de forma completamente distinta en la oficina. Tenemos que aprovechar opciones tan selectivas como la digitalización de los procesos de oficina, por ejemplo, y utilizar los recursos del tiempo de forma estratégica.

Matthias Staubach: También tenemos que compensar la reducción de capacidades. Nuestra necesidad de empleados comprometidos y con experiencia ha aumentado. Si conseguimos atraer a gente nueva con el modelo de semana laboral de 4 días, nuestra idea habrá vuelto a dar sus frutos.

G+L: ¿Cómo afrontan las fases intensivas, como la previa a la presentación a un concurso?

Tancredi Capatti: De lo primero que nos damos cuenta es de que no tenemos menos éxito que con la semana convencional de 5 días. El número de resultados positivos en los concursos es comparable. Eso es alentador. Nuestro objetivo siempre ha sido programar las competiciones con tiempo y terminarlas pronto. A veces tenemos más éxito, a veces menos. El problema no es el plazo, sino el comienzo.

Matthias Staubach: Una buena planificación lo es todo. Ya teníamos mucha presión de antemano. Al final, hay que dejar pasar una competición y centrarse exclusivamente en los grandes puntos que garantizan la viabilidad futura de la oficina. Aunque siempre te piquen los dedos, claro.

„Estamos disponibles los viernes en caso de urgencia“

G+L: ¿Cómo reaccionan los clientes al hecho de que usted esté disponible un día menos?

Tancredi Capatti: En general, hemos recibido comentarios interesados y curiosos, a veces con reacciones incrédulas. Por ejemplo, si no estamos presentes en secreto y simplemente no contestamos al teléfono para darnos un día libre para concentrarnos en nuestro trabajo. De hecho, hay compañeros que están en la oficina los viernes. Así que si realmente hay un incendio, también somos capaces de reaccionar.

Matthias Staubach: Después de un año, los socios antiguos están familiarizados con nuestro modelo horario y estamos experimentando un alto nivel de aceptación. Los nuevos socios también suelen estar abiertos al modelo de tiempo de trabajo. En general, la mayoría ha aceptado que solo estemos disponibles los viernes en caso de urgencia. Agradecemos mucho esta flexibilidad y confianza. Y a la inversa, también tiene una ventaja, porque nuestra fecha límite es el jueves.

„Aún no hemos tenido tiempo de acostumbrarnos“.

G+L: Los críticos sospechan que la primera fase productiva tras la introducción de la semana de 4 días disminuirá tras un periodo de familiarización. Usted lleva un año trabajando con el nuevo modelo. ¿Ha notado este descenso de la motivación?

Tancredi Capatti: No, no podemos confirmarlo. Sobre todo porque también tenemos que asegurarnos de que la planificación, la organización y la estructura ofrezcan perspectivas a largo plazo para optimizar los procesos y no sólo se vean amortiguadas por la carga de trabajo de los empleados. Pero quizá sea un poco como el amor. Tras el periodo inicial de enamoramiento, experimentamos un gran vínculo con la oficina, que celebramos juntos. El fin de semana juntos, el jueves, suele ser un pequeño momento culminante de la semana. Desde luego, aún no nos hemos cansado.

Matthias Staubach: Sí, todavía nos brillan los ojos. El hecho es que, al igual que no introdujimos la semana de 4 días de la noche a la mañana, ya no nos enfrentamos a una construcción rígida. Por supuesto, seguimos afinando las curvas. Esto se hace en un intercambio y un diálogo permanentes con el equipo. Aún no hemos tenido tiempo de acostumbrarnos.

Ventajas e inconvenientes de la semana de 4 días

G+L: ¿Cuáles son las mayores ventajas e inconvenientes de la semana de cuatro días?

Matthias Staubach: La ganancia de tiempo libre es una ventaja absoluta. Con la semana de cuatro días, contribuimos de forma importante a la conciliación de la vida laboral y familiar de nuestro equipo. Hay más tiempo para la regeneración y la autorrealización fuera de la oficina, lo que en el mejor de los casos también beneficia a la oficina. Por último, pero no por ello menos importante, creemos que tiene un efecto a largo plazo sobre la salud. En general, también hay menos posibilidades de hacer horas extraordinarias. Por otra parte, nuestra idea del bar de los viernes ha sido víctima de la semana de 4 días, pero probablemente esto también tenga un efecto a largo plazo sobre la salud.

Tancredi Capatti: Lo que no queremos son empleados quemados, sino un equipo que arda por la causa. Todo fuego necesita aire para respirar y la semana de 4 días nos da ese aire. Por otra parte, trabajamos en un sector que busca desesperadamente apoyo cualificado. Con la semana de 4 días, alimentamos en cierta medida esta necesidad. Razón de más para creer, no del todo desinteresadamente, que también podemos atraer la curiosidad con nuestro modelo.

Consejo para las oficinas: Pónganse manos a la obra.

G+L: ¿Qué consejo daría a otras oficinas que quieran dar este paso?

Tancredi Capatti: Que se organicen bien, se preparen bien y se basen aún más en normas y procesos definidos. Nosotros mismos tuvimos y seguimos teniendo una larga fase beta de la semana de 4 días. Sin duda, podríamos haber pensado aún más intensamente de antemano para anticiparnos a cualquier discrepancia. También es necesario un alto nivel de comunicación: no funciona sin un diálogo abierto y transparente dentro del equipo. Hay que tomarse el tiempo necesario para ello.

Matthias Staubach: Empezar por el otro lado. Toda teoría es buena, pero sólo la práctica demuestra si funciona. Por supuesto, deberías haber aclarado de antemano las condiciones para todos. Pero los procesos que no estaban optimizados hasta ese momento pueden estallarte en la cara durante la semana de 4 días. Trabajamos para mejorar cada día.

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También le interesa: en esta entrevista, puede descubrir cómo el estudio de arquitectura paisajista Horeis + Blatt fomenta la conciliación de la vida laboral y familiar de sus empleados.

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