Solución escalable
Muchos ayuntamientos tienen actualmente grandes problemas para reorganizarse. Ya sea por falta de portátiles, por derechos de acceso inadecuados a los servidores de la administración o por problemas de protección de datos con diversas herramientas de comunicación: Muchas administraciones no estaban preparadas para el repentino cambio al trabajo desde casa. El pasado otoño, la ciudad de Mannheim fue nombrada la administración más digital de Alemania por el Índice Bitkom de Ciudades Inteligentes. Esto debería haber facilitado el cambio, ¿no? Hemos preguntado a Judith Geiser, Jefa de Gestión de Calidad de TI y Estrategia Digital del Ayuntamiento de Mannheim.
Judith Geiser, ¿se beneficia especialmente la ciudad de Mannheim de su nivel de digitalización en la actualidad?
Sí, hemos podido aprovechar las estructuras digitales existentes, ampliarlas y ofrecer así rápidamente una gama completa y coherente de asistencia móvil, que además se utiliza muy bien. También hemos reorganizado y centrado nuestros servicios en línea para los ciudadanos. También podemos contar con un excelente y bien coordinado equipo de coordinadores de TI en los departamentos y, sobre todo, apreciamos enormemente el compromiso de nuestros empleados en la TI municipal, tanto centralizada como descentralizada, que se muestran constantemente dedicados, flexibles y muy concienzudos en su trabajo. La excelente cooperación entre todos los departamentos de nuestra división, recién establecida en los dos últimos años, nos está haciendo muy eficientes en estos momentos.
¿Cómo funciona actualmente la administración?
Cada departamento decide por sí mismo quién trabaja a distancia y quién in situ. En las últimas cuatro semanas, nuestro departamento de Tecnología de la Información ha conseguido conectar a 800 empleados a la red municipal a través de VPN desde su oficina en casa. Esto les permite utilizar las mismas funcionalidades que en su puesto de trabajo estándar, que vamos ampliando continuamente según las necesidades. Esta solución es escalable hasta 5.000 empleados. Hemos duplicado el ancho de banda de los canales de acceso a Internet disponibles y hemos puesto la solución de comunicación WebEx a disposición de todos los empleados. Esto significa que todas las reuniones pueden celebrarse virtualmente. También hemos creado las opciones para los servicios de mensajería WhatsApp, Signal y Telegram en todos los teléfonos inteligentes de la ciudad con soporte central y hemos aumentado el ancho de banda de las conexiones telefónicas paralelas disponibles de 400 a 600, al tiempo que hemos creado y puesto en funcionamiento varias líneas directas sobre coronavirus.
Éxito de la gestión del cambio
Y con todas estas medidas, ¿no hay problemas ni retos?
Estamos más que satisfechos con los resultados de nuestro trabajo. Pero sí, por supuesto, también somos conscientes de que de vez en cuando hay interrupciones -debido a la altísima utilización en todas partes- en las que tenemos que hacer ajustes. Con el telón de fondo de la crisis actual, también tenemos que analizar nuestra oferta en línea y comprobar de cerca si los servicios necesarios están disponibles y son razonablemente accesibles. Esto requiere reacciones rápidas. La situación actual plantea retos particulares a las TI en su conjunto. En este sentido, todos los colegas de las TI municipales tienen que contribuir a un rendimiento global. Especialmente ahora, es importante trabajar juntos de forma constructiva y alcanzar rápidamente un denominador común. De hecho, estamos experimentando todo lo que contribuye al éxito de la gestión del cambio. Nuestras experiencias de hoy probablemente tendrán un efecto duradero y cambiarán fundamentalmente nuestra visión del mundo del trabajo, la infraestructura y el reconocimiento de un sistema informático centralizado que funcione.
Cambiar la forma de pensar sobre la digitalización
Los políticos mantienen actualmente un acalorado debate sobre la estrategia de salidaadecuada . ¿Para qué efectos a largo plazo se están preparando en Mannheim?
Somos muy conscientes de la organización de posibles escenarios de crisis y nos centraremos aún más en ello en el futuro. Actualmente ya estamos notando los efectos de la elevada demanda de hardware (teléfonos móviles, PC, ordenadores portátiles) unida a un descenso simultáneo de la producción en China y a una logística sacudida. El mercado necesitará tiempo para recuperarse. Estas experiencias influirán en nuestras consideraciones estratégicas.
En concreto, utilizaremos un número aún mayor de portátiles en toda la ciudad que en la actualidad, ya que pueden utilizarse de forma más flexible, independientemente de la ubicación y de forma más compacta que los PC convencionales. Por ejemplo, incluso en caso de apagón parcial, podríamos trabajar de forma más sensata con soluciones móviles que con los PC de sobremesa que se utilizan habitualmente hoy en día, en principio por motivos económicos. A medio y largo plazo, esto aumentará la resistencia de nuestra administración y su capacidad de actuación, apoyando así a nuestra comunidad democrática.
En general, vemos que la situación actual está cambiando nuestra forma de pensar sobre la digitalización. Ha aumentado significativamente la conciencia de que nuestra sociedad -todos nosotros- puede beneficiarse de las nuevas oportunidades digitales en ámbitos muy diferentes. Con el telón de fondo de un reto de época tan serio, esto es también una gran oportunidad.