Las apps simplifican el registro de daños o defectos y aumentan la seguridad jurídica. Qué pueden hacer las apps de documentación para tabletas o smartphones y en qué se diferencian?
el progreso de la construcción
Las aplicaciones de documentación registran las actividades de la obra, el progreso de la construcción, los obstáculos, los fallos o daños materiales y los defectos causados por terceros. Foto: Eyeled
Digital en lugar de analógico
Los trabajos de restauración en las obras, los daños, los defectos o el progreso de la construcción se documentaban antes con lápiz, papel y una cámara digital. En cambio, el uso de una aplicación para smartphone o tableta reduce el tiempo necesario. Sin embargo, elegir el software adecuado depende de lo que se quiera hacer en concreto: algunos programas están especializados en diarios de obra o informes diarios de construcción, mientras que otros permiten registrar daños y defectos. Sólo unos pocos pueden hacerlo todo.
El registro convencional de los daños y el estado estructural en relación con la restauración de edificios, la documentación de las actividades de la obra y el progreso de la construcción, los obstáculos, los defectos materiales o los daños y defectos causados por terceros requiere mucho tiempo y trabajo: Llevar diarios de obra o informes diarios de construcción también requiere mucho trabajo. Los datos sobre el terreno deben registrarse por escrito y documentarse con fotos.
La documentación y los informes se elaboran posteriormente en la oficina con programas de Office y se envían a los participantes en el proyecto por correo electrónico, fax o correo postal. Las copias se archivan en carpetas y los elementos por completar se colocan en reenvíos. Todo esto genera trabajo adicional. Con aplicaciones especiales de documentación de obras, se pueden evitar las interrupciones de medios y optimizar los flujos de trabajo. Además, ya no es necesario el engorroso manejo de blocs de notas, lápices y cámaras digitales.
En su lugar, se utilizan teléfonos inteligentes o tabletas y las aplicaciones correspondientes para registrar digitalmente la información de la obra mediante texto e imágenes y asignarla inmediatamente. Esto elimina la necesidad de teclear, clasificar, asignar y localizar posteriormente los datos anotados manualmente. Las máscaras de entrada con consultas estructuradas y módulos de texto aceleran el proceso de registro, pero también garantizan que no se olvide información importante.
Dado que los aspectos legales y los plazos también deben tenerse en cuenta a la hora de hacer un seguimiento de los defectos o de crear informes diarios de construcción, el software también admite la creación de documentos conformes a la ley o el seguimiento de los plazos. Además de las fotos de la documentación, también se pueden integrar planos escaneados, secciones de planos o documentos, que a menudo incluyen notas de voz o secuencias de vídeo. Las fotos pueden editarse de forma sencilla (cambiar tamaño, sección, etc.) y complementarse con flechas de información, dimensiones y comentarios de imagen.
Si el software analiza los datos GPS del hardware del móvil, las fotos también pueden localizarse para que quede inmediatamente claro qué se fotografió en qué obra o en qué lugar del almacén de piedra o la cantera. Las plantillas personalizables permiten generar inmediatamente informes de obra diarios, registros de defectos o recordatorios a partir de los datos registrados y enviarlos por correo electrónico. Los plazos pueden transferirse a la agenda de citas, por ejemplo a Microsoft Outlook, para controlar los plazos y que no se pase nada por alto.
¿Qué se documenta y cómo?
Para garantizar que los procesos de restauración y renovación, construcción o instalación puedan rastrearse posteriormente, deben documentarse los servicios, entregas y actividades clave, así como las respectivas condiciones in situ. Deben registrarse los trabajos realizados, los (sub)contratistas presentes, los materiales recibidos, los defectos, los obstáculos, las modificaciones y cambios, los resultados de reuniones, inspecciones y mediciones, los incidentes especiales, las condiciones meteorológicas y mucho más.
La documentación de la obra es una importante fuente de información en caso de interrupciones del proceso de construcción o de posibles disputas con otras partes implicadas en la construcción, por ejemplo en caso de reclamaciones de trabajos adicionales o indemnizaciones o si es necesario identificar las causas de los defectos o retrasos de la construcción, etc. Sin embargo, la documentación también sirve como prueba a la hora de facturar o para la documentación del proyecto. Por lo tanto, también deberían contener notas personales como ayuda para la memoria o fotos anotadas.
Si la documentación es continua, se crea un registro exhaustivo de la obra, que puede exonerar al autor en caso de litigio. Si el autor puede documentar las actividades de la obra sin lagunas, suele estar en mejor posición en caso de litigio. La documentación digital también crea una base de datos de información que puede utilizarse para posteriores medidas de (re)construcción, documentación de garantías o para estadísticas y control de calidad.
Más información en STEIN 3/2021.